24.09.2023

Инструкция: как сотрудникам писать отчеты о проделанной работе

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как сотрудникам писать отчеты о проделанной работе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Когда нужен такой документ

2. Правила составления акта приемки-сдачи выполненных работ

3. Когда нужен и зачем составляется отчет о проделанной работе?

4. Рекомендации к тексту отчета

5. Важные особенности отчетной работы, которые нужно учитывать

6. Характеристика практиканта

7. Как симуляция бурной деятельности может быть принята руководителем за результат работы

8. Что такое отчёт о финансовых результатах

9. И в чем ноу-хау? Обычный ежедневник

По законодательству, оформление отчета о проделанной практической работе сотрудниками не обязательно. Но такое требование устанавливается локальными нормативными актами организации или в трудовом договоре. Так, подобные требования практически всегда включают в ТД, заключаемые с дистанционными работниками. Кому предоставлять отчет, зависит от организационный структуры компании. Обычно руководитель собирает данные с подчиненных работников и отчитывается вышестоящему руководству. Но существуют и другие схемы.

Каждому руководителю хочется знать, не напрасно ли он тратит деньги на найм и оплату труда персонала, приносит ли конкретный сотрудник пользу общему делу или только потребляет ресурсы. Сложность в том, что определить это не всегда просто, особенно когда речь идет о вспомогательных подразделениях, которые не участвуют непосредственно в получении прибыли. Если производительность рабочего на конвейере подсчитать легко, то как оценить эффективность бухгалтера или специалиста по охране труда? Оставлять их совсем без контроля нерационально, не замеченные вовремя промахи дорого обходятся компании. Да и разгребать потом «снежный ком» нерешенных проблем никому не понравится.

Немало управленцев предпочитают по старинке организовывать планерки, совещания или «вызов на ковер» конкретного сотрудника (или нескольких) с целью узнать, как они справляются со своими обязанностями. Это отнимает много времени и нервов как у руководителя, так и у его подчиненных, да и проверить достоверность полученной информации иногда не получается. Кроме того, устроить личную встречу не всегда есть возможность, если человек находится в командировке или переведен на удаленку.

Гораздо удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, позволяющий за короткое время ознакомиться с результатами деятельности и оценить продуктивность исполнителя.

Когда нужен такой документ

Наиболее востребованный договор в гражданско-правовых отношениях — это договор возмездного оказания услуг. На текущий момент их спектр достаточно широк:

Отчет об оказании маркетинговых услуг, как и прочих, составляют, чтобы подтвердить факт выполнения задания, взятого на себя исполнителем, и зафиксировать стоимость. Подписью в документе заказчик подтверждает, что условия соглашения соблюдены полностью и претензий к исполнителю нет. Если стороной договора является организация, то на бумаге проставляют печать.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, можно ли на несколько актов выполненных работ составить один счет-фактуру. Используйте эти инструкции бесплатно.

В законодательстве РФ не говорится об обязательности составления такого документа. Его используют по соглашению подрядчика и заказчика. Сами договоры, как и отчет об оказанных услугах, бывают различных форм. Это зависит от конкретного задания.

Оказанные услуги не нужно путать с работами. Их отличие в том, что у них нет материального выражения, их реализуют и потребляют в процессе исполнения. Для чего необходим отчет о выполненных работах — когда у задания есть материальное выражение.

Предметом договора, например, по техническому обслуживанию, является передача заказчиком исполнителю функций по ремонту и ТО оборудования на предприятии заказчика. Подрядчик составляет отчет о выполненных работах ТО, в котором подтверждает материальное выражение исполнения обязательств. Заказчик вправе отказаться от оплаты, если обнаружит существенные недостатки в выполненных задачах.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, в каких случаях можно составлять акт выполненных работ в иностранной валюте. Используйте эти инструкции бесплатно.

Правила составления акта приемки-сдачи выполненных работ

Данный документ не имеет стандартного, утвержденного на законодательном уровне, единого образца, поэтому оформляться он может в свободном виде или по разработанному на предприятии шаблону. Печатается акт на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. После того, как все работы будут закончены и сотрудничество по объекту завершено, акт передается в бухгалтерию предприятия-заказчика для составления на его основе финансовой отчетности, в том числе по учету понесенных расходов и уменьшению налога на прибыль.

При оформлении акта следует придерживаться правил и норм делопроизводства разработанных для подобного рода документов. В частности, типовой акт в обязательном порядке должен содержать в себе

Акт должен быть подписан руководителями обеих организаций и проштампован печатями (с 2016 года наличие печатей и штампов у юридических лиц не является требованием закона, поэтому отсутствие оттиска не является строгой необходимостью)

В случае большого объема или особой сложности произведенных работ, для оценки их качества, а также оформления акта может привлекаться специально созданная комиссия, в которую входят представители подрядной организации и компании – заказчика.

При крайней необходимости может быть привлечена и третья сторона в виде экспертов или представителей контролирующих государственных инстанций. Их работа обязательно должна быть зафиксирована в акте, каждый эксперт также должен поставить под документом свою подпись.

Отчет формирует общую картину за период работы. Некоторые специалисты ограничиваются письмами с повесткой дня или итогами месяца, но этого недостаточно. Например, прошел месяц, вы занимались продвижением в социальных сетях или работой с сайтом, и вам кажется, что работы проделано много, и она выполнена хорошо. Но люди со стороны, например, клиенты или директор, видят это совсем иначе. Для них эффективность измеряется показателями, которые лежат на поверхности — клики, показы, переходы.

Данные, которые доступны вам, часто остаются недосягаемыми для остальных участников проекта.

И тут на помощь приходят отчеты, которые не только собирают воедино результат работы, но и показывают, как происходил процесс решения поставленных задач и какие маркетинговые инструменты были задействованы.

Когда нужен и зачем составляется отчет о проделанной работе?

Необходимость составления отчетной документации вводится на каждом предприятии, исходя из внутренних потребностей компании, порядке взаимодействия между подразделениями, между руководством и подчиненными.

Отчет о проделанной работе предоставляется по схеме, принятой в компании. К примеру, рядовые сотрудники отчитываются перед руководителями структурных подразделений, в которых они числятся. Последние, в свою очередь, готовят отчетные сведения по своей работе вышестоящему руководству.

При переводе сотрудников на удаленный режим работы руководство обычно также требует с них предоставлять отчет о выполненны действия за день, неделю или месяц.

Трудовым законодательством, действующим на территории РФ, обязанность предоставления отчета о выполненной работе не установлена. Порядок и правила его оформления устанавливается на каждом предприятии индивидуально.

При этом необходимо учесть, что есть одно исключение. Таковым является ситуация, при которой сотрудник находится в рабочей поездке. По возвращению из командировки руководитель вправе потребовать от работника соответствующий отчет, отказать в предоставлении которого трудящийся не может.

Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.

Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай — разумный) вид.

В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа. Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью. Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способы заинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.

Важные особенности отчетной работы, которые нужно учитывать

Уникальность – одно из основных требований к отчету о производственной практике. Этот момент требует приложения больших интеллектуальных усилий.

На написание отчета и подготовку сопроводительных документов дается мало времени. Подразумевается, что необходимые сведения фиксировались практикантом во время работы.

Пропуск занятий может вызвать трудности с получением благоприятной характеристики руководителя практики от организации. Если при заполнении дневника может помочь творческий подход, то для получения хорошего отзыва стоит оговорить порядок посещения с куратором до начала практических занятий.

В случае, когда желание, время и силы для посещения практики отсутствуют, а качественный отчет необходим, можно воспользоваться услугами профессионалов. Специалисты быстро и грамотно подготовят отчетную работу с учетом всех тонкостей и требований конкретного учебного заведения.

Важный момент: перед защитой отчетной работы рекомендуется тщательно изучить ее информативную часть. Человеческий фактор непредсказуем: кто-то из преподавателей ограничивается парой основных вопросов о деятельности практиканта, иные требуют детального развернутого ответа. Подготовка к выступлению поможет при защите зарекомендовать себя как перспективного профессионала, ведь производственная практика – важный шаг на пути к успешной карьере в выбранной отрасли.

Характеристика практиканта

Характеристика — это отзыв руководства организации о качестве работы практиканта и является еще одним обязательным приложением к отчетной работе о производственной практике. Она служит предметом особого интереса преподавателей во время защиты отчета.

Характеристика пишется руководителем практических занятий от организации. Отзыв руководителя практики формируется по окончанию работы студентов. Характеристика содержит оценку качества работы, инициативности, обучаемости практиканта, способности влиться в рабочий процесс, и др. Полные сведения, указываемые в отзыве, зависят от самого куратора.

Характеристика визируется автором-руководителем практики предприятия и печатью предприятия.

Путевой лист трактора форма 412 АПК
Для ведения учета на сельскохозяйственном предприятии используются путевые листы тракториста. В бланках отражаются характеристики груза, маршрут доставки, исправность транспортного средства. Специальный раздел отведен для данных о движении топлива. Информация из бланка впоследствии вносится в накопительную ведомость учета затрат. В конце статьи можно заполнения. Какая форма рекомендована к применению Когда работа включает транспортировку груза […]

Бухгалтерия

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Один из первичных учетных документов, связанных с работой транспорта – путевой лист легкового автомобиля. Этот бланк оформляется в одном экземпляре. В большинстве случаев он вручается на один рабочий день либо смену. В случае с командировками возможно его заполнение на срок до месяца. В 2021 году не предусмотрен единый шаблон, обязательный для применения. В конце статьи […]

Бухгалтерия

Бланк путевого листа автобуса индивидуального предпринимателя

Если для пассажирских перевозок или транспортировки грузов предприятие использует микроавтобусы, для каждого из них заполняются соответствующие бланки. Ранее была обязательной к применению унифицированная форма № 6 (спец.). Печатается такой документ в одном экземпляре. В конце материала можно скачать форму путевого листа автобуса. Как выглядит образец документа Образец заполнения путевого листа рассмотрим на основании шаблона № […]

Бухгалтерия

Образец путевого листа легкового автомобиля на месяц

Чтобы подтвердить право водителя эксплуатировать автомобиль на заданном маршруте, ему на руки выдается путевой лист. В большинстве случаев этот документ выписывается на один день. Но в случае с продолжительными поездками допускается его оформление на месяц. Предприятие может использовать одну из унифицированных форм или разработать собственный шаблон. В конце статьи можно путевого листа на месяц образец […]

Бухгалтерия

Форма путевого листа грузового автомобиля

Каждый водитель, отправляющийся в рейс, должен иметь на руках путевой лист. Выдается он диспетчером или другим уполномоченным сотрудником. Обязательная к применению форма не предусмотрена. Путевой лист грузового автомобиля часто разрабатывают на основе ранее утвержденных шаблонов. В конце статьи доступен образец для скачивания. Как заполнить лицевую сторону бланка Если водитель получает сдельную оплату, удобнее воспользоваться ранее […]

Бухгалтерия

Образец журнала регистрации путевых листов 2021 год

Предприниматели и организации, использующие в своей деятельности автотранспорт, оформляют для каждой поездки путевые листы. Эти бланки отражают расход ГСМ и другие показатели работы. Каждый выданный документ отмечается в соответствующем регистре, который называется журнал учета путевых листов. Для него разработана унифицированная форма. В конце статьи можно скачать бесплатный образец. Как оформлять журнал учета Журнал регистрации путевых […]

Бухгалтерия

Образец журнала учета БСО для ИП

На предприятиях, применяющих бланки строгой отчетности, ведется Книга учета. Она готовится в виде журнала с пронумерованными страницами. Так как наличие печати для ИП не является обязательным, оттиск не требуется. Документ заверяется подписью предпринимателя. В конце статьи можно скачать Книги учета БСО образец заполнения для ИП. Что содержится в образце Книги учета Обязательная к применению форма […]

Бухгалтерия

Журнал учета БСО — образец заполнения

Оказывающие услуги компании и предприниматели могут использовать при получении оплаты от клиентов бланки строгой отчетности. Чтобы фиксировать их движение, заводится специальный журнал. Он не имеет единого образца. За основу при разработке документа можно взять форму ОКУД 0504045, которая применяется в государственных и муниципальных организациях. В конце статьи бесплатно доступен для скачивания журнала учета бланков строгой […]

Бухгалтерия

Предприниматели, занимающиеся доставкой грузов, заполняют для каждого транспортного средства путевые листы. Эти документы не имеют единой формы. Ранее применялись утвержденные образцы, но начиная с 2013 года ИП разрабатывают шаблон самостоятельно с учетом требований законодательства. В бланке отражаются данные предпринимателя и водителя, приводится информация о транспортном средстве, и отражается маршрут. В конце статьи можно загрузить пример […]

Бухгалтерия

Чтобы начать деятельность в качестве индивидуального предпринимателя, физическому лицу нужно подать заявление по форме р21001. Она включает в себя страницы 1-3, лист А и лист Б. Заполнить бланк можно как вручную, так и на компьютере. Подготовленную форму прошивают, на концы нитей крепят наклейку со своей подписью. В конце статьи можно формы р21001 . Общие […]

Бухгалтерия

Как симуляция бурной деятельности может быть принята руководителем за результат работы

“Чем сегодня занимались мои подчинённые? Какие задачи ими были выполнены? Сколько времени на это ушло, и какие результаты достигнуты?” — такие волнующие мысли зачастую не дают покоя руководителю. Откуда бы им взяться?

С внешней стороны всё замечательно. Как только начальник входит в кабинет, все сразу при деле: светские беседы обрываются на полуслове, кто-то начинает лихорадочно печатать на компьютере, другие — деловито переносить бумаги из одного места в другое, третьи — незамедлительно звонить всем контрагентам подряд. Почему же такая благостная картина порождает “волнующие мысли”?

Дело в том, что опытный руководитель прекрасно понимает разницу между “фактами” и “мнением о фактах”. Но для того чтобы понять, чем занимались вверенные ему подчинённые, необходимо устраивать подробный устный расспрос, “чем”, “как”, “когда”, с “какими результатами” и “кто” занимался. На это уходит уйма времени как руководителя, так и сотрудника. Поэтому руководитель эту задачу решает по остаточному принципу. А кто спросит, пока он будет в отпуске или на больничном?

Об инструменте, который позволяет отделить “факты” от “мнения о фактах”, замерить результативность и производительность подчинённых, пойдёт речь в этой статье. Встречайте. Ежедневные рабочие отчёты в формализованном виде для каждого сотрудника.

Что такое отчёт о финансовых результатах

Вместе с балансом отчёт о финансовых результатах — это одна из двух основных форм бухгалтерской отчётности. Поэтому на практике бухгалтеры часто называют его «формой № 2», хотя в нормативных актах это название не употребляется с 2013 года. Мы также будем для краткости использовать термин «форма № 2». Итог отчёта о финансовых результатах — это прибыль или убыток компании за период. Также в форме № 2 содержатся укрупнённые данные об основных статьях доходов и расходов.

Компании в общем случае обязаны использовать все строки формы № 2 (приложение 1 к приказу Минфина от 02.07.2010 № 66н). Показатели отчёта необходимо детализировать с учётом их существенности. Например, выручка может расшифровываться по направлениям деятельности, а расходы — по отдельным статьям (п. 3 приказа № 66н). Малые предприятия, которые имеют право вести упрощенный бухучёт, могут заполнять отчёт о финансовых результатах по сокращённой форме, используя меньше строк (п. 6.1 приказа № 66н).

Рассмотрим заполнение стандартной формы отчёта о финансовых результатах, которую может использовать любая организация: без расшифровок и без уменьшения количества статей.

Каждый менеджер хочет знать, тратит ли он деньги на найм и оплату персонала, полезен ли конкретный сотрудник для общего дела или он только потребляет ресурсы. Сложность в том, что это не всегда легко определить, особенно когда речь идет о вспомогательных подразделениях, которые напрямую не участвуют в получении прибыли. Если производительность рабочего на конвейерной ленте легко подсчитать, как вы оцениваете эффективность бухгалтера или специалиста по охране труда? Полностью оставлять их из-под контроля нерационально, ошибки, которые вовремя не замечены, обходятся компании дорого. И никому не захочется сгребать «снежный ком» нерешенных проблем.

Многие менеджеры предпочитают старомодный способ проведения планового собрания определенного сотрудника (или нескольких), собрания или «коврового звонка», чтобы узнать, как они справляются со своими обязанностями. На это уходит много времени и нервозности как у руководителя, так и у его подчиненных, а проверить достоверность полученной информации иногда невозможно. Также не всегда удается договориться о личной встрече, если человек находится в командировке или переехал в удаленное место.

намного удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, который позволяет в короткие сроки узнать результаты деятельности и оценить продуктивность исполнителя.

И в чем ноу-хау? Обычный ежедневник

Прежде чем вы начнете думать, что я не обнаружил ничего нового, вот несколько важных функций, которые я реализовал, чтобы сделать этот ежедневный отчет действительно очень полезным:

1) Я решил, что собираюсь вложить в отношения действительно важные вещи, которые необходимо сделать.

Их нужно строго соблюдать и не отвлекать от других. Ничего не вводите и не вычитайте, не будьте трусливы перед трудными вещами. Таким образом я смог сосредоточиться на написанных мною планах. На самом деле, я сам ставил в затруднительное положение свое будущее, зная, что мне не избежать подобных случаев.

Конечно, всегда случаются форс-мажорные обстоятельства, например, необходимость ехать в больницу или срочно что-то починить дома, но сама идея «обдумать план» очень помогает. Он приобретает привычку и дисциплину строить свои планы.

2) Я установил строгий минимум «70% запланированных мероприятий должно быть выполнено».

Например, если я поставил 10 задач, мне нужно выполнить 7 из всех. Подсчет производился в той же позиции в отчетах, затем метод был изменен на другой (см. Ниже).

Это казалось простым делом, но в некоторых случаях это очень помогало. Например, я вижу, что я не получаю 1 случай на 70%. И есть пара задач: написать статью или подать запрос в налоговую. Ох, как мне лень делать и то, и другое, но это необходимо. Выбираю налоговую, отправляю заявку и наконец получаю необходимую информацию, которую не могла получить месяцами. Это правило 70% — это внешнее давление.

3) Я предоставил жене доступ к этим отчетам, чтобы она могла видеть, что я делаю.

Звучит весело, но это работает. В социальной психологии есть хорошие исследования: если мы знаем, что за нами следят, мы ведем себя более «законопослушно» — например, в ресторанах вывешивают фотографии глазами, чтобы люди с меньшей охотой убегали, не заплатив по счету.

Моя жена видела, как плохо или хорошо я что-то делаю, и поначалу это воодушевило меня. Заглядывая в будущее, скажу, что через полгода это ей надоело, и я уже приобрел хорошую привычку, которая, к тому же, дала серьезный результат в виде уже 80% ежедневных занятий.