22.09.2023

Номенклатура дел в школе и сроки хранения документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел в школе и сроки хранения документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Разновидности номенклатуры дел

2. Как составить номенклатуру дел организации — образец

3. Итоговая запись к номенклатуре дел

4. Экспертиза ценности документов

5. Как составляется номенклатура дел образовательного учреждения?

6. Номенклатура дел учреждения дополнительного образования

7. Порядок формирования и утверждения

8. Номенклатура дел образовательного учреждения на 2021 год

9. Примерная номенклатура дел дошкольного образовательного учреждения

10. Какие дела включать в номенклатуру

11. Номенклатура дел в ДОУ в 2021 году

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Разновидности номенклатуры дел

Номенклатура дел бывает трех видов:

типовая,
примерная и
номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

Номенклатура дел организации делится на:

сводную номенклатуру дел и
номенклатуру дел структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2020) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Как составить номенклатуру дел организации — образец

Номенклатура дел организации — образец ее заполнения вы найдете в этой статье — оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2021 год, составленная в 4-м квартале 2020-го, начинает заполняться с 01.01.2021.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения.

В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.

Итоговая запись к номенклатуре дел

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.

Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.

Экспертиза ценности документов

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Как составляется номенклатура дел образовательного учреждения?

Номенклатура представляет собой документ, оформленный в письменном виде или с использованием технических средств. Она составляется на фирменном бланке организации и визируется руководителем архива (либо иным должностным лицом, в чьи обязанность входит ведение архива), после чего утверждается руководителем образовательной организации.

После того как документ будет принят, все начальники структурных подразделений должны получить выписки из документа о том, как они должны использовать в работе его разделы. При необходимости работодатель может утвердить локальным актом методические рекомендации по работе с номенклатурой и довести их до сведения всех работников предприятия.

ПРИМЕЧАНИЕ: номенклатура утверждается на каждый календарный год, поэтому разработкой документа необходимо заняться не позднее 4 квартала текущего года.

Номенклатура дел учреждения дополнительного образования

Министерством образования РФ письмом от 29.09.2000 № 711/28-16 была утверждена примерная номенклатура дел, которая используется в учреждениях дополнительного образования детей.

Документ состоит из таблицы, в которой всего 3 графы:

Порядковый номер.
Название дела.
Срок хранения.

Сроки хранения документов в этом случае следующие:

устав учреждения — постоянно;
лицензия на осуществление образовательной деятельности — 5 лет;
личные дела сотрудников — 75 лет;
штатное расписание — постоянно;
журнал регистрации больничных листов — 3 года;
трудовые книжки — до востребования;
переписка — 3 года и т. д.

Примерная номенклатура в данном случае определяет в большинстве своем сроки хранения документов, которые обязательны для исполнения в указанных образовательных организациях.

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

документы о создании организации (положение, устав);
документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
штатное расписание;
номенклатуру дел предыдущих лет;
регистрационную форму организации;
типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

разрабатывается подразделением организации;
подписывается начальником подразделения;
утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2021 год

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

наименование организации,
номер и дата составления,
перечень документов,
подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Поиск по библиотеке
Аппликация, лепка
Воспитательная работа
Здоровый образ жизни
Информатика
Конструирование, ручной труд
Коррекционная педагогика
Логопедия
Математика
Материалы для родителей
Музыкально-ритмическое занятие
Обучение грамоте
Окружающий мир
Развитие речи
Региональный компонент
Рисование
Сценарии праздников
Управление ДОУ
Физкультура
Разное
Аудиозаписи
Видеозаписи

Форма номенклатуры дел включает пять граф:

индекс дела;
заголовок дела;
количество дел;
срок хранения дела;
примечание.

Индекс дела определяет руководитель самостоятельно. Заголовок дела должен соответствовать приказу № 558 например: Документы (акты, заключения, протоколы, отчеты о несчастных случаях и производственных авариях.

Примерная номенклатура дел дошкольного образовательного учреждения

Дело – это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).

Пример 3

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2008 году в организации⁵

Свежие
Посещаемые

Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения.

Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.

Она направлена на решение таких задач, как:

классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
облегчение поиска необходимых материалов;
облегчение передачи материалов, составления описей;
подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.

Обратите внимание! Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Номенклатура дел в ДОУ в 2021 году

Опись документации составляется сроком на один год и актуализируется по мере обновления законодательства. Перечень наименований дел, которые будут включены в номенклатуру, дошкольное образовательное учреждение определяет самостоятельно, систематизируя документы по тематике, направлениям деятельности и видам. В процессе деления бумаг на группы необходимо руководствоваться списком из приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

Уточняя сроки хранения документации, составителю номенклатуры дел в детском саду необходимо сверяться с перечнями, содержащимися в последних редакциях приказов Минпросвещения от 30.12.1980 № 176 и Росархива № 236, а также примерными и типовыми перечнями наименований дел, утвержденными Минобразования и другими ведомствами. Образовательные учреждения не вправе самостоятельно определять срок хранения документации, даже если дела не входят в примерные номенклатуры и нормативные перечни. Штатному делопроизводителю необходимо направить запрос в центральную ЭПК Росархива после прохождения локальной или областной экспертно-проверочной комиссии.

В детском саду может использоваться как бумажная, так и электронная форма номенклатуры. Если в ДОУ есть корпоративный портал, на нем можно опубликовать электронную версию описи, а также разослать ее ответственным работникам. Положение о номенклатуре дел в ДОУ в 2021 году по-прежнему факультативно: разработка этого локального акта осуществляется по решению администрации детского сада. Достаточно регламентировать требования к описи документации в инструкции по делопроизводству. В отдельном разделе следует указать требования к оформлению, процедуру разработки, список дел, которые должны быть в номенклатуре.

Если в ДОУ появляется новое структурное подразделение, в течение месяца после этого необходимо внести изменение в опись. В иных ситуациях периодичность обновления перечня наименований документов не установлена. Изменения в готовую номенклатура дел для ДОУ вносят еще в том случае, если:

изменилось законодательство, были приняты новые сроки хранения документов или их заголовки;
в перечень наименований документов нужно внести или исключить документы, которые перестали быть актуальными для детского сада.

Если изменений в документ вносится несколько, достаточно утвердить их соответствующим приказом, в констатирующей части которого следует сослаться на локальный или нормативный акт. Если в номенклатуру вносятся значительные правки, лучше утвердить новую редакцию описи.

Номенклатура дел – это перечень дел на предприятии, составленный по унифицированной форме, с определением срока их хранения. Данный документ позволяет рационально вести работу с разного рода документами:

по определенной системе группировать в специальные дела документы, что обеспечивает их сохранность и оперативность поиска;
в процессе регистрации по разработанному индексу дел и классификации документам присваивают индивидуальный регистрационный номер;
как основной документ его применяют в процессе отбора дел для передачи их в архив;
как учетный документ его используют для хранения дел временных сроков сбережения;
как основной — в архивном деле служит для организации описей дел долговременного и постоянного хранения.

При оформлении номенклатуры дел частным организациям можно использовать ее образец, имеющийся в Правилах работы архивов (утверждены Росархивом в 2002 году). Для государственных организаций форма обязательна, кроме того, отдельными ведомствами могут утверждаться свои формы номенклатур.

На сайте представлен образец, которым можно воспользоваться для своих нужд. В структуре номенклатуры дел выделяют:

«шапку». В «шапке» содержится гриф утверждения документа с датой, ФИО и должностью утвердившего его руководителя и его подписью, а также название, номер документа и период действия (например, «Номенклатура дел №1 ООО «Алмаз» на 2024 год»);
собственно таблицу номенклатуры;
итоговую запись.